Limited şirket ortağım şirketin banka hesabından habersiz kişisel harcamalar yaparsa, muhasebe kayıtları nasıl düzeltilmeli nasil uygulanir?

Giriş

Limited şirket ortağının şirket banka hesabından habersiz kişisel harcamalar yapması, hem şirket muhasebesi hem de vergi mevzuatı açısından ciddi sonuçlar doğuran bir durumdur. Bu tür işlemler, şirketin mali tablolarının doğruluğunu bozarken, aynı zamanda vergi incelemelerinde cezai müeyyidelere yol açabilir. Bu durumun tespiti halinde, muhasebe kayıtlarının doğru bir şekilde düzeltilmesi ve gerekli hukuki adımların atılması büyük önem taşımaktadır.

Yasal Dayanak ve İlkeler

• Vergi Usul Kanunu (VUK): VUK Madde 227 uyarınca, vergi matrahının tespiti ile ilgili her türlü muamelenin defter kayıtlarına geçirilmesi ve ispat edici belgelerle tevsik edilmesi zorunludur. Kişisel harcamalar, şirket faaliyeti ile ilgili olmadığından gider olarak kabul edilemez ve ispatlayıcı bir belge niteliği taşımaz.
• Kurumlar Vergisi Kanunu (KVK): KVK Madde 13'te düzenlenen "örtülü kazanç dağıtımı" hükümleri çerçevesinde, şirketlerin ilişkili kişilere (ortaklar da dahil) emsallere uygunluk ilkesine aykırı olarak menfaat sağlaması durumunda, bu menfaat örtülü kazanç dağıtımı sayılır. Şirket hesabından yapılan kişisel harcamalar, ortağa sağlanan faizsiz bir borç veya örtülü bir kar dağıtımı olarak değerlendirilebilir. Bu durumda, emsal faiz hesaplanması ve bu faiz tutarının şirket açısından gelir, ortak açısından ise kar payı avansı gibi değerlendirilerek stopaja tabi tutulması gerekebilir. Ayrıca, bu tür harcamalar şirket için kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) niteliğindedir ve kurum kazancından indirilemez.
• Katma Değer Vergisi Kanunu (KDVK): KDVK Madde 29/3 uyarınca, indirilebilecek KDV, vergiye tabi işlemler üzerinden hesaplanan KDV'den indirilir. Şirket faaliyetiyle ilgili olmayan kişisel harcamalara ilişkin KDV, indirim konusu yapılamaz. Eğer bu harcamaların KDV'si sehven indirilmişse, düzeltme yapılması gerekmektedir.
• Türk Ticaret Kanunu (TTK): TTK Madde 202 ve ilgili maddeler, ortakların şirketin malvarlığını koruma ve sadakat yükümlülüklerini düzenler. Şirket parasını kişisel amaçlarla kullanmak, bu yükümlülüklere aykırılık teşkil eder ve şirketin zarara uğraması halinde ortağın sorumluluğunu doğurabilir.
• Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK): Bu tür kişisel harcamalar, ücret niteliğinde olmadığından SGK prim matrahına dahil edilmez. Ancak, örtülü kazanç olarak değerlendirilip kar payı avansı gibi ele alınması durumunda da SGK primine tabi değildir.

Muhasebe Kayıtlarının Düzeltilmesi ve Uygulanması

Ortak tarafından yapılan kişisel harcamalar, şirketin ticari faaliyeti ile ilgili olmadığından gider olarak kaydedilemez. Bu tutarlar, 131 Ortaklardan Alacaklar Hesabı'na kaydedilerek ortağın şirkete borcu olarak muhasebeleştirilmelidir.

Muhasebe Kaydı Örneği:

Bir limited şirket ortağının şirket banka hesabından 10.000 TL tutarında kişisel harcama yaptığını varsayalım.

• Harcama Anındaki Kayıt (varsa): Eğer harcama bir gider hesabı üzerinden yapılmışsa (örneğin, 770 Genel Yönetim Giderleri), öncelikle bu kaydın düzeltilmesi gerekir. Ancak genellikle doğrudan bankadan yapıldığı için ilk kayıt banka çıkışı şeklinde olur.
• Düzeltme Kaydı:

  ---------------------------------- / ----------------------------------131 Ortaklardan Alacaklar Hs. 10.000 TL 102 Bankalar Hs. 10.000 TL (Ortak tarafından yapılan kişisel harcamanın borç kaydı)---------------------------------- / ----------------------------------

• KDV Düzeltmesi: Eğer bu kişisel harcamaya ilişkin KDV, şirket tarafından 191 İndirilecek KDV hesabına kaydedilerek indirim konusu yapılmışsa, bu KDV'nin düzeltilmesi gerekir. Örneğin, harcamanın 18% KDV içerdiği varsayılırsa (10.000 TL KDV dahil ise yaklaşık 1.525 TL KDV):

  ---------------------------------- / ----------------------------------391 Hesaplanan KDV Hs. 1.525 TL 191 İndirilecek KDV Hs. 1.525 TL (Kişisel harcamaya ilişkin haksız indirilen KDV'nin düzeltilmesi)---------------------------------- / ----------------------------------

  Bu düzeltme, ilgili dönemin KDV Beyannamesinde "İlave Edilecek KDV" satırında veya "Önceki Dönemden Devreden KDV" tutarını azaltıcı şekilde gösterilmelidir.

• Örtülü Kazanç Değerlendirmesi ve Faiz Uygulaması: Eğer bu borç uzun süre kapatılmaz veya düzenli bir uygulama halini alırsa, Vergi İdaresi bunu ortağa sağlanan faizsiz veya düşük faizli bir borç olarak değerlendirip emsal faiz oranına göre faiz hesaplayabilir. Bu durumda hesaplanan faiz tutarı şirket için "Faiz Geliri" (642) olarak kaydedilir ve KVK açısından örtülü kazanç dağıtımı kapsamında değerlendirilir. Emsal faiz oranı üzerinden hesaplanan faiz tutarı üzerinden KDV ve stopaj (kurumlar vergisi mükellefi olmayan ortaklar için) hesaplanması gerekebilir.

Adım Adım Yapılması Gerekenler

1. Harcamaların Tespiti ve Belgelendirilmesi: Şirket banka ekstreleri detaylı olarak incelenmeli, kişisel nitelikteki harcamalar tespit edilmeli ve varsa ilgili harcama belgeleri (fiş, fatura vb.) toplanmalıdır.
2. Harcamaların Muhasebeleştirilmesi: Tespit edilen kişisel harcamalar, yukarıda belirtildiği üzere 131 Ortaklardan Alacaklar Hesabı'na aktarılmalı ve KDV düzeltmeleri yapılmalıdır.
3. Vergi Beyannamelerinin Düzeltilmesi: Eğer bu harcamalar geçmiş dönemlerde gider olarak kaydedilmiş ve KDV'si indirilmişse, ilgili KDV ve Kurumlar Vergisi beyannamelerinde düzeltme beyannamesi verilmesi gerekebilir. Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) olarak Kurumlar Vergisi beyannamesine eklenmelidir.
4. Ortakla İletişim ve Geri Ödeme Talebi: Durum resmi bir yazı veya ihtarname ile ortağa bildirilerek, yapılan kişisel harcamaların şirket hesabına iade edilmesi talep edilmelidir. Geri ödeme için makul bir süre tanınmalıdır.
5. Faiz Uygulaması Değerlendirmesi: Eğer geri ödeme makul sürede yapılmazsa veya bu durum tekrar ederse, KVK Madde 13 çerçevesinde örtülü kazanç dağıtımı riskini bertaraf etmek amacıyla emsal faiz oranı üzerinden faiz hesaplanarak ortağa yansıtılmalı ve gerekli vergi yükümlülükleri (KDV, stopaj) yerine getirilmelidir.

Şirket Adına Atılabilecek Hukuki Adımlar

• İhtarname Çekilmesi: Ortaktan borcun derhal veya belirli bir süre içinde ödenmesini talep eden noter onaylı bir ihtarname gönderilebilir.
• Alacak Davası Açılması: İhtarnamelere rağmen borcun ödenmemesi durumunda, şirket tarafından ortağa karşı alacak davası açılabilir.
• Şirket İç Yönergesi/Kararı: Gelecekte benzer durumların önüne geçmek amacıyla, şirket yönetim kurulu veya ortaklar kurulu kararıyla, ortakların şirket kaynaklarını kullanımına ilişkin açık ve net kurallar belirlenmeli ve bu kurallar tüm ortaklara tebliğ edilmelidir.
• Sorumluluk: Türk Ticaret Kanunu hükümleri uyarınca, şirket menfaatlerine aykırı hareket eden ortakların şirkete verdikleri zarardan sorumlu tutulabileceği unutulmamalıdır.

Kaynak Yönlendirmesi

Detaylı bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) resmi internet sitesindeki (www.gib.gov.tr) Vergi Usul Kanunu, Kurumlar Vergisi Kanunu ve Katma Değer Vergisi Kanunu genel tebliğleri ile ilgili sirkülerler incelenebilir. Ayrıca, Türk Ticaret Kanunu hükümleri için Resmi Gazete (www.resmigazete.gov.tr) kaynaklarına başvurulabilir.

Onemli Noktalar

• Kişisel harcamaların 131 Ortaklardan Alacaklar hesabına aktarılması zorunludur.
• Haksız yere indirilen KDV'nin düzeltilmesi ve harcamaların Kurumlar Vergisi açısından Kanunen Kabul Edilmeyen Gider (KKEG) olarak dikkate alınması gerekir.
• Örtülü kazanç dağıtımı riskini bertaraf etmek için emsal faiz oranı üzerinden faiz hesaplanarak ortağa yansıtılmalıdır.
• Ortaktan borcun iadesi için ihtarname çekilmeli, ödenmemesi halinde alacak davası açılmalıdır.
• Şirket içi yönergelerle ortakların şirket kaynaklarını kullanımına dair kurallar belirlenmelidir.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.