Şirket adına alınan aracın akaryakıt ve bakım giderlerini gider yazarken KDV indirimi için faturanın plakaya kesilmesi sorunu nasil cozulur?

Yasal Dayanak

VUK 229-242. maddeleri ve KDV Genel Uygulama Tebliği’ne göre, gider faturalarının geçerli olması için faturada düzenleyen ve alıcının adı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası gibi zorunlu unsurların bulunması yeterlidir. Araç plakası, faturanın zorunlu unsurları arasında sayılmamıştır (VUK 230. md.). Ancak uygulamada, özellikle akaryakıt ve bakım giderlerinde, giderin şirket adına yapıldığının ispatı için faturada plaka bilgisinin bulunması önemli bir karine oluşturur. Sigorta poliçelerinde ise plaka zorunludur, ancak fatura için plaka şartı aranmaz.

KDV İndirimi Sorunu

KDV indirimi için faturanın şirket adına düzenlenmiş olması yeterlidir. Plaka bilgisinin olmaması tek başına KDV indirimini engellemez. Ancak vergi incelemesinde, giderin şirket faaliyetiyle ilgili olup olmadığı sorgulanabilir. Plaka bilgisi olmayan faturalarda, giderin kiralanan araca ait olduğu başka belgelerle (kira sözleşmesi, ruhsat fotokopisi, araç takip formu) kanıtlanabilir. Eğer bu kanıt sağlanamazsa, inceleme elemanı giderin şirket adına yapılmadığına kanaat getirip KDV indirimini reddedebilir ve özel usulsüzlük cezası kesebilir (VUK 353. md.).

Hesaplama Örneği

Örnek: Şirket, kiralık aracına 1.000 TL + %18 KDV (180 TL) = 1.180 TL akaryakıt alımı yapar. Fatura şirket adına düzenlenir ancak plaka bilgisi yoktur. KDV indirimi: 180 TL indirilebilir. Ancak incelemede plaka bilgisi olmadığı için giderin şirkete ait olmadığı iddia edilirse, şirket kira sözleşmesi ve araç kullanım formlarıyla aracın şirket adına kullanıldığını ispatlamalıdır. Aksi halde 180 TL KDV indirimi reddedilir ve gider olarak kabul edilmezse kurumlar vergisi matrahı artar: 1.000 TL x %25 = 250 TL ek vergi.

Adım Adım Yapılması Gerekenler

• Adım 1: Araç kiralama sözleşmesinde aracın plakasını ve kiralayan şirket bilgilerini netleştirin. Sözleşmeyi muhafaza edin.
• Adım 2: Akaryakıt ve bakım faturalarını alırken, fatura düzenleyene şirket unvanı ve plaka bilgisini birlikte yazdırın. Örneğin: "ABC Ltd. Şti. - 34 ABC 123".
• Adım 3: Eğer faturada plaka bilgisi yoksa, faturayı iade edip yeniden düzenlenmesini talep edin. Mümkün değilse, fatura ile birlikte aracın kira sözleşmesi ve ruhsat fotokopisini muhafaza edin.
• Adım 4: Sigorta giderleri için poliçede plaka zaten yer alır; faturada plaka aranmaz. Poliçeyi ve ödeme dekontunu saklayın.
• Adım 5: e-Defter ve e-Fatura kullanıyorsanız, gider faturalarını kaydederken açıklama kısmına plaka bilgisini ekleyin. Bu, incelemede kolaylık sağlar.
• Adım 6: Vergi incelemesine karşı hazırlıklı olmak için aylık olarak araç kullanım formu (km, yakıt tüketimi, tarih) düzenleyin ve şirket yetkilisine imzalatın.

Muhasebe Kaydı Örneği

Plaka bilgisi olmayan bir akaryakıt faturası için (1.000 TL + 180 TL KDV):

• 770 Genel Yönetim Giderleri (veya 760 Pazarlama Giderleri) / 1.000 TL
• 191 İndirilecek KDV / 180 TL
• 320 Satıcılar (veya 100 Kasa) / 1.180 TL

Not: Plaka bilgisi olmadığı için, bu kayıt yanında ek belgeler (kira sözleşmesi, ruhsat) saklanmalıdır.

İlgili Mevzuat ve Kaynaklar

• VUK 229-242. maddeleri (Fatura düzeni)
• KDV Genel Uygulama Tebliği (I/C-2.1.2. bölümü)
• GİB’in 2019/1 sayılı sirküleri (Akaryakıt giderleri)
• Resmî Gazete: 26.12.2021 tarihli 31700 sayılı KDV tebliği

Onemli Noktalar

• Faturada plaka bilgisi olmaması KDV indirimini tek başına engellemez, ancak ispat yükü şirkete geçer.
• Akaryakıt ve bakım faturalarında plaka bilgisi eklenmesi, inceleme riskini azaltır.
• Kira sözleşmesi, ruhsat ve araç kullanım formları gibi belgelerle giderin şirket adına yapıldığı kanıtlanabilir.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.