Yeni kurulan e-ticaret firmamızın 5 çalışanı varken, KVKK'nın 14.04.2026 tarihli istisna kriteri değişikliği sonrası VERBİS nasil uygulanir?

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve VERBİS Genel Çerçeve

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), kişisel verilerin işlenmesinde başta özel hayatın gizliliği olmak üzere kişilerin temel hak ve özgürlüklerini korumak ve kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin yükümlülükleri ile uyacakları usul ve esasları düzenlemek amacıyla çıkarılmıştır. Kanun kapsamında, kişisel verileri işleyen gerçek ve tüzel kişiler “veri sorumlusu” olarak tanımlanmıştır. Veri sorumlularının temel yükümlülüklerinden biri de, Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) tarafından tutulan Veri Sorumluları Sicili'ne (VERBİS) kayıt olmaktır. VERBİS, kişisel verilerin hangi amaçla, kimler tarafından işlendiği ve ne şekilde korunduğu gibi bilgilerin kamuya açık bir şekilde tutulduğu bir sistemdir.

VERBİS'e Kayıt Yükümlülüğü ve Mevcut İstisna Kriterleri

KVKK'nın 16. maddesi ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik'in 5. maddesi uyarınca, kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişilerin VERBİS'e kayıt olması zorunludur. Ancak, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından belirlenen bazı istisna kriterleri bulunmaktadır. Mevcut durumda (14.04.2026 tarihli hipotetik değişiklik öncesi), VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisna tutulan başlıca veri sorumluları şunlardır:

• Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları.
• Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olmayan gerçek veya tüzel kişi veri sorumluları.

Bu iki kriter kümülatiftir. Yani, 50'den az çalışanı ve 25 milyon TL'den az bilançosu olan bir firma, eğer ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme değilse, VERBİS'e kayıt yükümlülüğünden istisnadır. Ancak, ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olan veri sorumluları için çalışan sayısı veya mali bilanço tutarına bakılmaksızın VERBİS'e kayıt zorunluluğu bulunmaktadır.

14 Nisan 2026 Tarihli Hipotetik İstisna Kriteri Değişikliğinin Etkisi

Belirttiğiniz 14 Nisan 2026 tarihli duyuru ve istisna kriteri değişikliği şu an için hipotetiktir ve henüz Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından yapılmış resmi bir açıklama veya karar bulunmamaktadır. Dolayısıyla, mevcut durumda geçerli olan mevzuat ve Kurul kararları esas alınmalıdır. Ancak, varsayımsal bir değişiklik olması durumunda, yeni kurulan e-ticaret firmanızın durumu aşağıdaki şekillerde etkilenebilir:

• Çalışan Sayısı Eşiğinin Düşürülmesi: Eğer istisna için belirlenen çalışan sayısı eşiği 50'den daha düşük bir sayıya (örneğin 10 veya 5) çekilirse, 5 çalışanınız olduğu için firmanız VERBİS'e kayıt yükümlülüğü kapsamına girebilir.
• Mali Bilanço Eşiğinin Düşürülmesi: Mali bilanço eşiğinin de düşürülmesi halinde, yeni kurulan bir firma olsanız dahi, belirli bir ciro veya bilanço büyüklüğüne ulaşıldığında yükümlülük doğabilir.
• Sektörel Kriterlerin Getirilmesi: E-ticaret sektörü gibi belirli sektörler için özel kayıt yükümlülükleri veya istisnaların getirilmesi de mümkündür.
• Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Tanımının Genişletilmesi/Daraltılması: Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme kriterinin tanımı veya kapsamı değişirse, bu da firmanızın durumunu doğrudan etkileyebilir.

Bu tür bir değişiklik, Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından resmi bir duyuru veya Kurul Kararı ile ilan edilecektir. Bu nedenle, firmanızın KVKK'nın resmi internet sitesini (https://www.kvkk.gov.tr/) düzenli olarak takip etmesi büyük önem taşımaktadır.

E-ticaret Firmasının Durumu ve VERBİS'e Kayıt Yükümlülüğü Değerlendirmesi (Mevcut Durum)

Yeni kurulan e-ticaret firmanızın mevcut 5 çalışanı ve yeni kurulmuş olması nedeniyle muhtemel olarak düşük mali bilançosu göz önüne alındığında, mevcut istisna kriterlerine göre durumunuz aşağıdaki gibi değerlendirilmelidir:

• Çalışan Sayısı Kriteri: 5 çalışanınız olduğu için (5 < 50), bu kriterden dolayı istisna kapsamındasınız.
• Mali Bilanço Kriteri: Yeni kurulmuş bir firma olarak, yıllık mali bilanço toplamınızın 25 milyon TL'nin altında olması beklenir. Bu kriterden dolayı da istisna kapsamındasınız.
• Ana Faaliyet Konusu Özel Nitelikli Kişisel Veri İşleme Kriteri: Bu, firmanız için en kritik değerlendirme noktasıdır. E-ticaret faaliyetiniz kapsamında eğer özel nitelikli kişisel veri (ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler) işliyorsanız, çalışan sayısı ve mali bilanço kriterlerine bakılmaksızın VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüz doğar. Örneğin, sağlık ürünleri satan, belirli bir inanç grubuna yönelik yayınlar pazarlayan veya biyometrik doğrulama sistemleri kullanan bir e-ticaret firması bu kapsamda değerlendirilebilir. Firmanızın sattığı ürün ve hizmetler ile topladığı verilerin detaylı bir analizini yapmanız gerekmektedir.

Eğer firmanızın ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işlemek değilse, mevcut durumda VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüz bulunmamaktadır. Ancak, herhangi bir Kurul Kararı ile bu istisna durumu değişebilir.

Yapılması Gereken Adımlar

Firmanızın KVKK uyumluluğunu sağlamak ve gelecekteki olası değişikliklere hazırlanmak adına aşağıdaki adımları atması gerekmektedir:

• 1. Kişisel Veri Envanteri Oluşturma: İş süreçlerinizde hangi kişisel verileri (kimlik, iletişim, finans, müşteri işlem vb.) ve özel nitelikli kişisel verileri (varsa) hangi amaçlarla, hangi yöntemlerle topladığınızı, işlediğinizi ve kimlerle paylaştığınızı detaylı bir şekilde belirleyerek bir kişisel veri envanteri oluşturun.
• 2. Hukuki Gerekçelerin Tespiti: İşlediğiniz her kişisel veri için KVKK'da belirtilen hukuki işleme şartlarından (açık rıza, kanunlarda açıkça öngörülmesi, sözleşmenin ifası, meşru menfaat vb.) hangisine dayandığınızı tespit edin.
• 3. VERBİS Yükümlülüğünün Periyodik Değerlendirilmesi: Mevcut durumda istisna olsanız dahi, çalışan sayınızın ve mali bilançonuzun değişmesi veya ana faaliyet konunuzda özel nitelikli kişisel veri işleme durumunun ortaya çıkması ihtimaline karşı VERBİS'e kayıt yükümlülüğünüzü düzenli olarak gözden geçirin.
• 4. KVKK Duyurularını Takip: Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi internet sitesi (https://www.kvkk.gov.tr/) üzerinden yapılan duyuruları ve Kurul kararlarını (özellikle istisna kriterlerine ilişkin olanları) yakından takip edin. Olası bir 14.04.2026 benzeri değişikliğin firmaya etkilerini hızla değerlendirin.
• 5. Aydınlatma Yükümlülüğü ve Açık Rıza: Kişisel veri işleme faaliyetleriniz hakkında ilgili kişileri (müşteriler, çalışanlar, tedarikçiler vb.) KVKK'nın 10. maddesi uyarınca aydınlatın. Gerekli durumlarda (özellikle özel nitelikli kişisel veri işleme ve açık rıza gerektiren diğer durumlar için) KVKK'nın 5. maddesi ve 6. maddesi uyarınca açık rızalarını alın. E-ticaret sitenizde gizlilik politikası ve çerez politikası bulundurun.
• 6. Veri Güvenliği Tedbirleri: KVKK'nın 12. maddesi uyarınca kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek, verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla idari ve teknik her türlü tedbiri alın (veri şifreleme, yetkilendirme matrisi, sızma testi, yedekleme, eğitimler vb.).
• 7. VERBİS'e Kayıt (Yükümlülük Doğduğunda): Eğer gelecekte veya mevcut durumda yükümlülük doğarsa, https://verbis.kvkk.gov.tr/ adresi üzerinden sisteme kayıt işlemini tamamlayarak veri sorumlusu bilgi formunu eksiksiz ve doğru bir şekilde doldurun.

Muhasebe Kaydı Örneği (VERBİS ile İlgili Harcamalar)

VERBİS'e kayıt işlemi başlı başına doğrudan bir muhasebe kaydı gerektiren bir maliyet unsuru değildir. Ancak, KVKK uyum süreci kapsamında alınan danışmanlık hizmetleri, veri güvenliği yazılımları, eğitimler veya hukuk hizmetleri gibi harcamalar firmanızın defterlerine kaydedilir. Bu tür giderler genellikle 770 Genel Yönetim Giderleri hesabında izlenir.

Örnek: KVKK uyum danışmanlığı için 2.000 TL + %20 KDV ödenmesi durumunda;

------------------------------------ / ------------------------------------

770 GENEL YÖNETİM GİDERLERİ 2.000 TL

191 İNDİRİLECEK KDV 400 TL

320 SATICILAR / 102 BANKALAR 2.400 TL

(KVKK uyum danışmanlık hizmeti alımı)

------------------------------------ / ------------------------------------

Yasal Dayanak ve Ek Bilgiler

• 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun (KVKK) resmi internet sitesi ve Kurul Kararları: https://www.kvkk.gov.tr/

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) ve Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) mevzuatı, VERBİS ile doğrudan ilişkili olmamakla birlikte, çalışan sayısı ve mali bilanço gibi verilerin tespiti açısından dolaylı bilgi kaynağı olarak kullanılabilir.

Onemli Noktalar

• VERBİS kayıt istisnası için mevcut çalışan sayısı (50'den az) ve mali bilanço (25M TL'den az) kriterleri.
• Ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme kriterinin 5 çalışanlı e-ticaret firması için kritik önemi.
• 14.04.2026 tarihli istisna değişikliğinin hipotetik olduğu ve mevcut mevzuatın geçerliliği.
• KVKK uyumluluğu ve VERBİS yükümlülüğünün belirlenmesi için atılması gereken adımlar (veri envanteri, hukuki gerekçe, KVKK takibi).
• KVKK danışmanlık gibi harcamaların muhasebeleştirilmesi.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.