Limited şirket ortağı şahsi kredi kartıyla yaptığı işletme harcamasını nasıl kayıt altına aldırmalı ve KDV indirimi nasıl olur?

Yasal Dayanak

Bu işlem, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Katma Değer Vergisi Kanunu (KDVK) kapsamında değerlendirilir. VUK madde 227'ye göre, giderlerin belgelendirilmesi esastır. Şirket adına düzenlenen fatura, giderin gerçekliğini kanıtlar. Kredi kartı ekstresinin ortak adına olması, KDV indirimine engel değildir; önemli olan faturanın şirket adına olması ve harcamanın işletme faaliyetiyle ilgili olmasıdır. SGK ve Kurumlar Vergisi açısından, ortak tarafından yapılan ödeme şirkete borç olarak kaydedilir; gider pusulası düzenlenmez çünkü bu bir hizmet alımı değil, avans/borç niteliğindedir.

Hesaplama Örneği

Ortak, şirket adına 1.180 TL (1.000 TL + 180 TL KDV) tutarında malzeme alışı yapsın. Fatura şirket adına düzenlenmiştir. Şirket, bu ödemeyi ortağa borç olarak kaydeder. KDV indirimi için fatura kayıtlara alınır. Örnek muhasebe kaydı:

• Borç: 770 Genel Yönetim Giderleri (veya ilgili gider hesabı) 1.000 TL
• Borç: 191 İndirilecek KDV 180 TL
• Alacak: 331 Ortaklara Borçlar 1.180 TL

Şirket, ortağa borcunu ödediğinde: 331 Ortaklara Borçlar / 100 Kasa (veya banka). KDV indirimi, faturanın şirket adına olması ve işle ilgili olması nedeniyle sorunsuz yapılır.

Adım Adım Yapılması Gerekenler

• 1. Fatura Kontrolü: Faturanın şirket adına, şirket unvanı ve vergi kimlik numarasıyla düzenlendiğinden emin olun. Bu, KDV indirimi için temel şarttır.
• 2. Borç Kaydı: Ödemeyi şirket adına yapan ortak, şirkete avans vermiş gibi değerlendirilir. Gider pusulası düzenlenmez; çünkü bu bir hizmet veya mal alımı değil, bir finansman işlemidir. Kayıt: 331 Ortaklara Borçlar hesabına alacak kaydedilir.
• 3. KDV İndirimi: KDV indirimi için, faturanın şirket adına olması yeterlidir. Kredi kartı ekstresindeki isim uyuşmazlığı, KDV indirimine engel değildir. KDVK madde 29/1 gereği, fatura şirket adına düzenlenmişse indirim yapılabilir. Ekstre, ödemenin kaynağını gösterir ancak fatura kadar belirleyici değildir.
• 4. Banka Kayıtları: Şirket, ortağa borcunu öderken banka hesabı kullanıyorsa, e-Defter ve e-Fatura uyumluluğu için açıklama kısmına 'ortak borç ödemesi' yazılmalıdır. Kredi kartı ekstresi, şirket kayıtlarında fiziksel veya dijital olarak saklanmalıdır.
• 5. SGK ve Kurumlar Vergisi Etkisi: Bu işlem, ortak için bir gelir değil, şirket için bir borçtur. Kurumlar Vergisi açısından gider, faturanın kaydedildiği dönemde dikkate alınır. SGK primi hesaplamasına etkisi yoktur.
• 6. Belge Saklama: Fatura ve kredi kartı ekstresi, VUK madde 253 gereği 5 yıl saklanmalıdır. Olası bir denetimde, harcamanın işletme adına yapıldığı ispatlanmalıdır.

Önemli Uyarılar

• Gider Pusulası Kullanmayın: Bu işlemde gider pusulası düzenlenmez; çünkü ortak, şirkete bir mal veya hizmet satmamıştır. Gider pusulası, gerçek usulde vergilendirilmeyen kişilerden yapılan alımlar içindir (VUK madde 234).
• KDV İndirimi İçin Ekstre Şart Değil: KDV indirimi için fatura yeterlidir. Ekstre, ödemenin kanıtı olarak saklanmalıdır. GİB'in görüşleri doğrultusunda, fatura şirket adına düzenlenmişse KDV indirimi yapılabilir.
• e-Defter/e-Fatura Uyumu: e-Defter kullanıyorsanız, kayıtların GİB standartlarına uygun olduğundan emin olun. e-Fatura olarak düzenlenen fatura, otomatik olarak sisteme işlenir.

Resmi Gazete ve GİB yönlendirmesi: VUK ve KDVK ilgili maddeleri için Resmi Gazete (RG. 10.01.1961 tarih, 10703 sayılı) ve GİB KDV Genel Uygulama Tebliği incelenebilir.

Onemli Noktalar

• Şirket adına düzenlenen fatura KDV indirimi için yeterlidir; kredi kartı ekstresindeki isim uyuşmazlığı sorun yaratmaz.
• Ortak tarafından yapılan ödeme gider pusulası değil, 331 Ortaklara Borçlar hesabına kaydedilir.
• Fatura ve ekstre 5 yıl süreyle saklanmalı; e-Defter ve e-Fatura uyumluluğuna dikkat edilmelidir.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.