Şirket ortağı şahsi kredi kartıyla yaptığı işletme harcamasını kayıtlara nasıl intikal ettiririm ve KDV indirimi yapabilir miyim?

Yasal Dayanak

İşletme harcamalarının ortak tarafından şahsi kredi kartı ile yapılması durumunda kayıt ve KDV indirimi, Vergi Usul Kanunu (VUK), Katma Değer Vergisi Kanunu (KDVK) ve 1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği kapsamında değerlendirilir. Ortak cari hesabı, bu tür ödemelerde aracı hesap olarak kullanılır.

Muhasebe Kaydı ve Hesap Planı

Fatura şirket adına düzenlenmişse, harcama doğrudan ilgili gider hesabına (örneğin 770 Genel Yönetim Giderleri) kaydedilir. Ödeme ortak tarafından yapıldığı için, ortak cari hesabına (131 Ortaklardan Alacaklar veya 331 Ortaklara Borçlar) alacak kaydedilir. Örnek kayıt:

• Borç: 770 Genel Yönetim Giderleri (brüt tutar)
• Borç: 191 İndirilecek KDV (KDV tutarı)
• Alacak: 331 Ortaklara Borçlar (toplam tutar)

KDV İndirimi Şartları

KDV indirimi için KDVK Madde 29 ve Madde 34 uyarınca aşağıdaki şartlar aranır:

• Faturanın şirket adına düzenlenmiş olması (bu şart sağlanmış).
• Harcamanın işletme faaliyetiyle ilgili olması.
• Ödemenin şirket kasasından veya banka hesabından yapılmış olması gerekmez; ortak tarafından yapılan ödeme, şirket adına yapılmış sayılır.
• Ek belge olarak, ortak tarafından düzenlenen ödeme dekontu veya kredi kartı ekstresi (şirket adına yapılan harcamayı gösteren kısım) muhafaza edilmelidir. Bu belgeler, ödemenin ortak tarafından yapıldığını kanıtlar.

Adım Adım Yapılması Gerekenler

1. Belge Kontrolü: Faturanın şirket adına düzenlendiğini ve KDV’nin ayrıştırıldığını teyit edin.
2. Muhasebe Kaydı: Yukarıdaki örnek kaydı uygulayın. Ortak cari hesabına alacak kaydederek şirketin ortağa borcunu gösterin.
3. Ödeme Kanıtı: Kredi kartı ekstresini veya banka dekontunu fiziksel/dijital ortamda saklayın. Bu belge, KDV indirimi için zorunlu olmamakla birlikte, olası vergi incelemelerinde ispat aracıdır.
4. KDV Beyanı: İlgili dönem KDV beyannamesinde (Form 1), indirilecek KDV satırında bu tutarı gösterin.
5. Ortak Cari Hesap Mutabakatı: Şirket, ortağa olan borcunu kapatmak için banka havalesi veya nakit ödeme yapmalıdır. Bu ödeme, ortak cari hesabını kapatır ve şirket kasasından çıkış olarak kaydedilir.

Özel Durumlar

• Eğer ortak, harcamayı şirket adına yapmamışsa ve fatura kendi adına düzenlenmişse, KDV indirimi mümkün değildir. Bu durumda gider kaydı da yapılamaz.
• e-Fatura sisteminde fatura, şirket adına düzenlenmişse, e-Defter kayıtlarında aynı muhasebe kaydı yapılır.
• Kurumlar Vergisi açısından, bu giderin indirimi için ödemenin şirket tarafından yapılması şartı aranmaz; yeter ki gider işletmeyle ilgili olsun ve fatura şirket adına düzenlensin.

Kaynak Yönlendirmesi

Detaylı bilgi için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) web sitesindeki KDV Genel Uygulama Tebliği’ne, Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra No.lu Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği’ne bakılabilir. Ayrıca, SGK prim bildirimleri açısından bu tür ödemelerin ortak cari hesabına kaydedilmesi, SGK matrahını etkilemez.

Onemli Noktalar

• Fatura şirket adına düzenlenmişse, gider ve KDV indirimi yapılabilir; ödeme ortak tarafından yapıldığı için ortak cari hesabı kullanılır.
• KDV indirimi için ödeme kanıtı (kredi kartı ekstresi) muhafaza edilmeli, ancak yasal zorunluluk değildir.
• Ortak cari hesabı, şirketin ortağa olan borcunu gösterir; bu borç daha sonra banka havalesiyle kapatılmalıdır.