Küçük bir yazılım şirketi, ticari kullanım için kendi geliştirdiği yazılımın Ar-Ge ve geliştirme maliyetlerini aktifte nasil hesaplanir?

Giriş

Kendi bünyesinde ticari amaçla yazılım geliştiren şirketlerin Ar-Ge ve geliştirme maliyetlerinin muhasebeleştirilmesi, Vergi Usul Kanunu (VUK) ve Türkiye Muhasebe Standartları (TMS 38 Maddi Olmayan Duran Varlıklar Standardı) hükümlerine tabidir. Bu harcamaların doğrudan gider yazılması veya aktifleştirilerek amortismana tabi tutulması, projenin hangi aşamasında olduğuna ve belirli kriterlerin karşılanıp karşılanmadığına bağlıdır.

Yasal Dayanak

• Vergi Usul Kanunu (VUK): VUK madde 269, iktisadi kıymetlerin maliyet bedeli ile değerlenmesini öngörür. Madde 272, gayrimenkullerde maliyet bedeline giren giderleri tanımlarken, benzer prensipler maddi olmayan duran varlıklar için de uygulanabilir. Madde 313 ise amortisman mevzuunu düzenler.
• Türkiye Muhasebe Standardı 38 (TMS 38) Maddi Olmayan Duran Varlıklar: Kendi içinde yaratılan maddi olmayan duran varlıkların (yazılım gibi) tanınma ve ölçüm kriterlerini detaylı olarak belirler. Bu standart, Ar-Ge harcamalarının aktifleştirilip aktifleştirilemeyeceği konusunda temel referanstır.
• Kurumlar Vergisi Kanunu (KVK): KVK madde 6, safi kurum kazancının tespitini düzenler ve giderlerin indirimi prensiplerini içerir. Madde 10'da yer alan Ar-Ge indirimi, aktifleştirilen veya gider yazılan Ar-Ge harcamalarının vergi matrahından indirilmesine yönelik teşvik niteliğindedir, ancak harcamanın niteliğini belirlemez.

Ar-Ge Harcamalarının Sınıflandırılması ve Aktifleştirme Kriterleri

Yazılım geliştirme süreci genellikle iki ana aşamadan oluşur:

• Araştırma Aşaması: Yeni bilgi ve anlayış elde etme amacı güden özgün ve planlı incelemedir. Bu aşamadaki harcamalar, gelecekte ekonomik fayda sağlama olasılığı belirsiz olduğundan genellikle doğrudan gider yazılır. Muhasebe kaydı genellikle 750 Araştırma ve Geliştirme Giderleri Hesabı üzerinden yapılır.
• Geliştirme Aşaması: Araştırma bulgularının veya diğer bilgilerin, yeni veya önemli ölçüde geliştirilmiş malzemeler, cihazlar, ürünler, süreçler, sistemler veya hizmetler üretmek için bir plan veya tasarımda uygulanmasıdır. Bu aşamadaki harcamalar, TMS 38'de belirtilen aşağıdaki tüm kriterler karşılandığında aktifleştirilebilir:
  • Maddi olmayan duran varlığın tamamlanmasının teknik olarak mümkün olması.
  • Maddi olmayan duran varlığı tamamlama ve kullanma veya satma niyeti.
  • Maddi olmayan duran varlığı kullanma veya satma yeteneği.
  • Maddi olmayan duran varlığın gelecekteki ekonomik faydaları nasıl sağlayacağının gösterilmesi (örneğin, pazarın varlığı veya şirket içinde kullanım).
  • Geliştirme aşamasını tamamlamak ve maddi olmayan duran varlığı kullanmak veya satmak için yeterli teknik ve finansal kaynakların mevcudiyeti.
  • Geliştirme aşamasındaki harcamaların güvenilir bir şekilde ölçülebilmesi.

Bu kriterler karşılandığında, yazılım geliştirme maliyetleri maddi olmayan duran varlık olarak aktifleştirilir (örneğin, 260 Haklar veya 267 Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabı).

Aktifleştirilen Maliyet Unsurları

Aktifleştirilebilecek maliyetler şunları içerebilir:

• Yazılım geliştirme sürecinde doğrudan görev alan personelin ücret ve sosyal güvenlik maliyetleri.
• Geliştirme için kullanılan malzemelerin ve tedarik edilen hizmetlerin maliyetleri (lisanslar, dışarıdan alınan danışmanlık hizmetleri).
• Geliştirme sürecinde kullanılan maddi duran varlıkların (bilgisayar donanımı vb.) amortisman giderleri.
• Patent ve telif hakları başvuru maliyetleri.

Amortisman Uygulaması

Aktifleştirilen yazılımın amortismanı, yazılımın ticari kullanıma hazır ve kullanılabilir hale geldiği tarihten itibaren başlar.

• Amortisman Süresi: VUK'ta yazılımlar için özel bir amortisman süresi belirtilmemiştir. Ancak, Maliye Bakanlığı uygulamalarında ve sektördeki genel kabulle, yazılımlar için genellikle 3 ila 5 yıl arasında bir faydalı ömür kabul edilir. Şirket, yazılımın beklenen ekonomik faydalı ömrünü ve teknolojik eskime hızını dikkate alarak bu süreyi belirlemeli ve bunu gerekçelendirmelidir.
• Amortisman Yöntemi: Genellikle normal amortisman yöntemi kullanılır. Azalan bakiyeler yöntemi VUK madde 315'e göre maddi ve maddi olmayan duran varlıklar için uygulanabilse de, yazılım gibi maddi olmayan duran varlıklarda normal amortisman daha yaygındır.
• Amortisman Oranı: Belirlenen faydalı ömre göre hesaplanır. Örneğin, 5 yıl için %20, 3 yıl için %33.33.

Adım Adım Yapılması Gerekenler ve Muhasebe Kayıtları

1. Maliyet Takibi: Yazılım geliştirme projesine ait tüm harcamaları (personel, hizmet, malzeme vb.) proje bazında ve aşamalara göre detaylı olarak takip edin.
2. Aşamaların Ayrıştırılması: Projenin araştırma ve geliştirme aşamalarını net bir şekilde belirleyin ve her aşamada yapılan harcamaları ayrı muhasebe kayıtlarında izleyin.
3. Aktifleştirme Kriterlerinin Değerlendirilmesi: Geliştirme aşamasına geçildiğinde, yukarıda belirtilen TMS 38 kriterlerinin karşılanıp karşılanmadığını düzenli olarak değerlendirin ve bu değerlendirmeyi belgeleyin.
4. Muhasebe Kayıtları:
   • Araştırma aşamasındaki giderlerin kaydı (örnek):

     -----------------------------------------
     750 ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME GİDERLERİ XXX
      100 KASA / 102 BANKALAR / 320 SATICILAR XXX
      (Araştırma giderleri)
     -----------------------------------------

   • Geliştirme aşaması maliyetlerinin aktifleştirilmesi (kriterler karşılandığında): Geliştirme aşamasında oluşan maliyetler öncelikle 750 hesapta biriktirilir, ardından aktifleştirme kararı verildiğinde 260 veya 267 hesaba virmanlanır.

     -----------------------------------------
     260 HAKLAR / 267 DİĞER MADDİ OLMAYAN DURAN VARLIKLAR XXX
      750 ARAŞTIRMA VE GELİŞTİRME GİDERLERİ XXX
      (Geliştirme maliyetlerinin aktifleştirilmesi)
     -----------------------------------------

   • Amortisman kaydı (yazılım kullanıma hazır olduğunda):

     -----------------------------------------
     770 GENEL YÖNETİM GİDERLERİ XXX
      268 BİRİKMİŞ AMORTİSMANLAR HESABI (260/267) XXX
      (Yazılım amortisman gideri)
     -----------------------------------------

5. Amortisman Ayırma: Yazılım ticari kullanıma hazır hale geldiğinde, belirlenen faydalı ömür ve amortisman oranı üzerinden her dönem amortisman ayırın.

Hesaplama Örneği

Bir yazılımın geliştirme maliyetlerinin toplamı 100.000 TL olarak aktifleştirilmiştir. Şirket, yazılımın faydalı ömrünü 5 yıl olarak belirlemiştir.

• Amortisman Oranı: 100% / 5 yıl = %20
• Yıllık Amortisman Gideri: 100.000 TL * %20 = 20.000 TL

Bu durumda, her yıl 20.000 TL amortisman gideri kaydedilecektir.

KDV ve e-Defter/e-Fatura Uygulamaları

• KDV: Geliştirme sürecinde yapılan mal ve hizmet alımlarına ilişkin ödenen KDV, genel KDV mevzuatı hükümleri çerçevesinde indirim konusu yapılabilir.
• e-Defter/e-Fatura: Tüm bu işlemler, yasal defterlerin e-Defter olarak tutulması ve faturaların e-Fatura/e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi kapsamında elektronik ortamda belgelendirilmeli ve kaydedilmelidir.

GİB Yönlendirmesi

Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı'nın resmi web sitesi (www.gib.gov.tr) ve Türkiye Muhasebe Standartları Kurumu (TMSK) tarafından yayımlanan Türkiye Muhasebe Standartları (TMS) ve Türkiye Finansal Raporlama Standartları (TFRS) bu konuda temel referanslardır. Özellikle TMS 38, bu tür maddi olmayan duran varlıkların muhasebeleştirilmesi için detaylı rehberlik sunmaktadır.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.