Bir personelime verilen yüklü avansın geri ödenmemesi durumunda muhasebe kayıtları nasıl yapılmalı ve vergi etkisi ne olur?

Personel Avansı Şüpheli Alacak Olarak Değerlendirilmesi ve Muhasebe Kayıtları

Personel avansı ticari kazançla ilgili olmadığından VUK Md. 323 kapsamında şüpheli ticari alacak sayılmaz; bilanço usulü işletmelerde gider yazılamaz, işletme hesabı usulünde de gider kaydedilemez. Tahsil edilememesi halinde değersiz alacak olarak kesinleşirse (icra/dava kesin başarısızlıkla sonuçlanırsa) giderleştirilebilir.

Muhasebe Kayıtları (Bilanço Usulü):

• • Avans verilmesi: 193 Personel Avansları / 100 Kasa 100.000 TL (borç/alacak)
  • Şüpheli hale gelme (dava/icra takibi): Ticari nitelikli olmadığından 128 Şüpheli Ticari Alacaklar'a alınmaz; 193 hesabında tutulur, karşılık ayrılmaz.
  • Tahsil imkansızlığı kesinleşmesi (değersiz alacak):
    09.11.2025 (kesinleşme tarihi):
    690 Dönem Kârı/Zararı / 193 Personel Avansları 100.000 TL (borç/alacak)
    (KDV'siz, ticari olmayan avans için KDV indirimi yok).

Vergi Etkileri:

• • KDV: Personel avansında KDV yok; giderleşmede KDV etkisi olmaz.
  • Gelir/Kurumlar Vergisi: Değersiz alacak kesinleşirse KV matrahından indirilir (VUK Md. 323/son fıkra ve ilgili hükümler). Şüpheli aşamada karşılık/GİV yok. Tahsilat olursa gelir yazılır.
  • İşletme hesabı usulü: Defterde gider kaydedilemez, kesin değersizlikte gider yazılır.

Pratik Örnek Hesaplama (100.000 TL avans, 2025 kesinleşti):

• • Avans kaydı: 193'e 100.000 TL borç.
  • 31.12.2025: İcra başarısız, değersiz.
    Kayıt: 690 / 193 100.000 TL.
    KV matrahı düşüşü: 100.000 TL x %25 KV = 25.000 TL vergi tasarrufu.
  • Tahsilat olursa (ör. 20.000 TL 2026): 193 / 100 Kasa 20.000 TL; kalan 80.000 TL KV geliri.

Not: Avansın ticari nitelik kazanması (çalışan mal/hizmet içinse) ayrı değerlendirilir; somut olayda personel avansı ticari dışı. Gider oranlaması/kira istisnası bu olayla ilgili değil.

Yasal Dayanaklar:

• • VUK Md. 323 (Şüpheli alacak şartları ve karşılık)
  • Muhasebe Uygulama Genel Tebliği (Şüpheli alacak muhasebesi)
  • VUK Md. 262-274 (Değersiz alacaklar ve gider yazımı)