2025 mali bilançosu 100 milyon TL'yi aşan bir KOBİ olarak VERBİS'e kayıt zorunluluğum var mı ve son başvuru tarihi ne zaman?

VERBİS Kayıt Yükümlülüğü ve Süreçleri

Şirketinizin 2025 yılı mali bilanço toplamının 100 milyon TL'yi aşması durumu, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat uyarınca VERBİS'e (Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi) kayıt yükümlülüğünü doğurmaktadır. Ancak, belirttiğiniz 30.04.2026 tarihli duyuru ve 30 Nisan son başvuru tarihi mevcut mevzuat ve Kurul kararları ile uyumlu değildir. Bu nedenle, öncelikle güncel yasal durumu ve yapılması gerekenleri netleştirmekte fayda vardır.

Yasal Dayanak ve Güncel Kriterler

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 16. maddesi ve Veri Sorumluları Sicili Hakkında Yönetmelik uyarınca, veri sorumlularının kişisel veri işlemeye başlamadan önce VERBİS'e kayıt olması gerekmektedir. Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Kurul) tarafından belirlenen güncel kriterler ve süreler şu şekildedir:

• Yıllık çalışan sayısı 50'den az ve yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL'den az olan gerçek ve tüzel kişi veri sorumluları: VERBİS'e kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır (ana faaliyet konusu özel nitelikli kişisel veri işleme olanlar hariç).
• Yıllık çalışan sayısı 50 veya daha fazla olan ya da yıllık mali bilanço toplamı 25 milyon TL veya daha fazla olan veri sorumluları: VERBİS'e kayıt yükümlülüğü mevcuttur. Bu kategori için son kayıt tarihi 31.12.2021 tarihinde sona ermiştir.

Şirketinizin 2025 yılı mali bilanço toplamının 100 milyon TL'yi aşması (25 milyon TL eşiğinin çok üzerinde olması), mevcut mevzuata göre VERBİS'e kayıt zorunluluğunuz olduğunu açıkça göstermektedir. Ancak, bu yükümlülük için belirlenen son tarih (31.12.2021) geçmiş durumdadır.

Kayıt Süresinin Kaçırılması ve Yaptırımlar

VERBİS'e kayıt yükümlülüğünü süresinde yerine getirmeyen veri sorumluları hakkında 6698 sayılı Kanun'un 18. maddesi uyarınca idari para cezası uygulanabilir. Bu cezalar, ihlalin niteliği, veri sorumlusunun büyüklüğü ve Kurul'un takdirine göre belirlenmekle birlikte, 2024 yılı için 150.393 TL'den başlayıp 7.519.897 TL'ye kadar çıkabilmektedir (bu rakamlar her yıl güncellenmektedir). Kurul, resen veya şikayet üzerine yapacağı inceleme sonucunda, eksikliklerin giderilmesi için süre verebileceği gibi, doğrudan idari para cezası da uygulayabilir.

VERBİS'e Kayıt İçin İzlenecek Adımlar (Gecikmeli de Olsa)

Sürenin geçmiş olması, kayıt yükümlülüğünüzü ortadan kaldırmaz. Olası bir denetim veya şikayet durumunda daha ağır yaptırımlarla karşılaşmamak adına, VERBİS kaydınızı bir an önce tamamlamanız büyük önem taşımaktadır. İzlemeniz gereken adımlar şunlardır:

• 1. VERBİS İrtibat Kişisi Atanması: Şirketiniz adına KVKK süreçlerini yönetecek ve VERBİS bildirimlerini yapacak bir gerçek kişi (irtibat kişisi) belirlenmeli ve bu kişinin kimlik bilgileri sisteme girilmelidir.
• 2. Kişisel Veri Envanteri Hazırlığı: Şirketinizdeki tüm kişisel veri işleme faaliyetlerinin detaylı bir envanterini çıkarmalısınız. Bu envanterde; hangi kişisel veri kategorilerinin (kimlik, iletişim, finans vb.) işlendiği, bu verilerin hangi amaçlarla toplandığı, kimlerden temin edildiği, kimlere aktarıldığı, ne kadar süreyle saklandığı ve bu verilerin güvenliği için alınan teknik ve idari tedbirler gibi bilgiler yer almalıdır.
• 3. KVKK Politikalarının Oluşturulması: Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası, Aydınlatma Metinleri ve Açık Rıza Beyanları gibi KVKK uyum belgeleri hazırlanmalı ve şirket içi süreçlere entegre edilmelidir.
• 4. VERBİS'e Giriş ve Beyan: Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi internet sitesi (www.kvkk.gov.tr) üzerinden VERBİS sistemine e-Devlet veya e-imza ile giriş yapılır. İrtibat kişisi bilgileri girildikten sonra, hazırlanan Kişisel Veri İşleme Envanteri'ndeki bilgiler sisteme eksiksiz ve doğru bir şekilde işlenir. Bu bilgiler arasında veri kategorileri, veri işleme amaçları, veri aktarımı yapılan alıcı grupları, veri saklama süreleri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirler gibi detaylar bulunur. Kayıt işlemi tamamlandıktan sonra beyan onaylanır.
• 5. Güncelleme Yükümlülüğü: VERBİS kaydı tamamlandıktan sonra, kişisel veri işleme faaliyetlerinizde meydana gelen herhangi bir değişiklik (amaçlar, kategoriler, alıcılar, saklama süreleri vb.) 7 gün içinde VERBİS'e güncellenmelidir.

Muhasebe Kaydı Örneği (İdari Para Cezası Durumunda)

VERBİS kaydının gecikmesi nedeniyle bir idari para cezası kesilmesi durumunda, bu ceza Vergi Usul Kanunu (VUK) açısından kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) niteliğindedir. Dolayısıyla, Kurumlar Vergisi matrahının tespitinde indirim konusu yapılamaz.

Örnek: KVKK tarafından 150.000 TL idari para cezası kesilmesi ve ödenmesi durumunda:

------------------------------------ / ------------------------------------
770 GENEL YÖNETİM GİDERLERİ (KKEG) 150.000 TL
 (KVKK İdari Para Cezası Gideri)
102 BANKALAR / 100 KASA 150.000 TL
 (KVKK İdari Para Cezası Ödemesi)
------------------------------------ / ------------------------------------

Bu kayıt, cezanın şirket defterlerine işlenmesini sağlar ancak vergi matrahı üzerinde bir etkisi olmaz.

Sonuç ve Önemli Not

Şirketinizin 2025 yılı mali bilanço toplamının 100 milyon TL'yi aşması, VERBİS'e kayıt zorunluluğunuzu kesinleştirmektedir. Belirttiğiniz 30.04.2026 tarihli duyuru ve 30 Nisan son başvuru tarihi bilgisi güncel değildir ve geçmiş bir döneme ait yükümlülüğün halen devam ettiğini göz ardı etmemek gerekir. En kısa sürede yukarıda belirtilen adımları takip ederek VERBİS kaydınızı tamamlamanız ve KVKK uyum süreçlerinizi güçlendirmeniz olası idari para cezalarından kaçınmak ve yasal yükümlülüklerinizi yerine getirmek adına kritik öneme sahiptir.

Güncel ve detaylı bilgilere ulaşmak için Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun resmi web sitesi www.kvkk.gov.tr adresini düzenli olarak takip etmeniz tavsiye edilir.

Onemli Noktalar

• 2025 mali bilanço toplamı 100M TL olan şirketlerin VERBİS'e kayıt zorunluluğu vardır, zira bu tutar 25M TL eşiğini aşmaktadır.
• VERBİS için güncel son kayıt tarihi 31.12.2021 tarihinde sona ermiştir, belirtilen 30.04.2026 tarihi ve 30 Nisan son başvuru tarihi güncel mevzuatla uyumlu değildir.
• Kayıt süresinin kaçırılması durumunda 6698 sayılı KVKK'nın 18. maddesi uyarınca 150.393 TL'den 7.519.897 TL'ye kadar idari para cezası uygulanabilir.
• VERBİS'e kayıt için öncelikle veri envanteri hazırlanmalı, irtibat kişisi atanmalı ve KVKK politikaları oluşturularak www.kvkk.gov.tr adresinden beyan tamamlanmalıdır.
• Ödenecek idari para cezaları kanunen kabul edilmeyen gider (KKEG) niteliğinde olup, Kurumlar Vergisi matrahından indirilemez ve muhasebe kaydı bu doğrultuda yapılmalıdır.

Not: Nihai uygulama oncesi GIB, SGK ve Resmi Gazete duyurulari ile teyit ediniz.