SGK Tıbbi Malzeme Tekil Takip Bildirimi: Mali Müşavirler İçin Kapsamlı Rehber

SGK Tıbbi Malzemelerde Tekil Takip Bildirim Uygulaması: Mali Müşavirler İçin Yol Haritası

Giriş

Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Genel Sağlık Sigortası Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan "Tıbbi Malzemelerde Tekil Takip Bildirim Uygulaması Hakkında Duyuru", sağlık sektöründe faaliyet gösteren firmalar ve bu firmalara danışmanlık hizmeti sunan mali müşavirler için büyük önem taşımaktadır. Bu duyuru, tıbbi malzemelerin üretimden nihai kullanıcıya ulaşana kadar her aşamasının Ürün Takip Sistemi (ÜTS) üzerinden tekil olarak izlenmesi ve bildirilmesi esaslarını belirlemektedir. Uygulamanın temel amacı, halk sağlığını korumak, hasta güvenliğini sağlamak, denetim etkinliğini artırmak ve sahte ürünlerin önüne geçmektir.

12 Haziran 2017 tarihinden itibaren tıbbi cihaz kayıt ve bildirim işlemleri ÜTS üzerinden yürütülmekte olup, belirli ürün grupları için tekil takip süreçleri kademeli olarak başlatılmıştır. Son olarak, duyuru ekinde yer alan SUT kodlarının tamamı için 20 Şubat 2026 tarihinde gerçek ortamda devreye alınan tekil takip bildirimi uygulaması, 20 Mayıs 2026 tarihi itibarıyla zorunlu hale gelmiştir. Bu tarihten itibaren, ÜTS'de tekil bildirim işlemleri yapılmayan ürünlerin bedelleri SGK tarafından karşılanmayacaktır. Bu durum, mali müşavirlerin danışmanlık verdikleri sağlık kuruluşları ve tıbbi malzeme tedarikçileri için kritik bir uyum sürecini beraberinde getirmektedir.

Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar

• Ürün Takip Sistemi (ÜTS) Merkezi Rolü: Tıbbi malzemelerin tekil takibi, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) tarafından TÜBİTAK iş birliğiyle geliştirilen ÜTS üzerinden gerçekleştirilmektedir. Tüm ürün hareketleri (üretim, ithalat, satış, iade, imha) bu sistemde karekod, lot ve seri numarası bazında kayıt altına alınmalıdır.
• Geri Ödeme Süreçleriyle Doğrudan Bağlantı: SGK'ya fatura edilecek tıbbi malzemelerin geri ödeme alabilmesi için ÜTS'de tekil bildirimlerinin eksiksiz yapılmış olması şarttır. Bildirimi yapılmayan ürünlerin bedelleri kurum tarafından karşılanmayacaktır. Bu, firmaların finansal sürdürülebilirliği açısından hayati bir konudur.
• Uygulamanın Kapsamı ve Sürekli Güncelleme: Tekil takip uygulaması, Sağlık Uygulama Tebliği (SUT) ekinde yer alan Tıbbi Sarf Malzemeler Listesi (EK-3/C-4) ile Diğer Protez Ortezler Listesi (EK-3/C-3)'ndeki birçok tıbbi malzemeyi kapsamaktadır. Kapsam sürekli genişleyebileceğinden, ilgili SUT kod listelerinin ve duyuruların düzenli takibi gereklidir.
• Tekil Takip Mantığı: Tekil takip, ürünlerin benzersiz seri numaraları veya lot (parti) numaraları üzerinden yapılmaktadır. Aynı barkoda sahip ürünler, farklı seri/lot numaraları ile ayırt edilerek izlenir.
• Paydaşların Sorumluluğu: Üreticiler, ithalatçılar, distribütörler, depolar, medikal marketler ve eczaneler dahil olmak üzere tüm tedarik zinciri paydaşları, ÜTS bildirim yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumludur.

Mali Müşavirlerin Yapması Gerekenler

Mali müşavirler, danışmanlık verdikleri firmaların bu yeni düzenlemeye uyum sağlaması ve olası finansal kayıpların önüne geçilmesi için proaktif bir rol üstlenmelidir:

1. Mevcut Durum Analizi ve Kapsam Belirleme:

   Danışmanlık verilen firmaların kullandığı veya tedarik ettiği tıbbi malzemelerin güncel SUT kod listeleri ile karşılaştırılarak tekil takip kapsamına girip girmediği belirlenmelidir. Bu analiz, firmanın ÜTS entegrasyonu ihtiyacının boyutunu ortaya koyacaktır.

2. ÜTS Kaydı ve Entegrasyon Süreçlerinin Takibi:

   ÜTS'ye henüz kayıtlı olmayan firmaların kayıt işlemlerini tamamlamaları ve mevcut ERP/muhasebe sistemlerinin ÜTS ile entegrasyonunu sağlamaları için rehberlik edilmelidir. Bu entegrasyon, ürün giriş, çıkış, iade ve imha bildirimlerinin otomatik ve hatasız yapılmasını sağlayacaktır.

3. Personel Eğitimi ve Farkındalık Oluşturma:

   Firmaların ilgili departmanlarındaki (satın alma, depo, muhasebe, satış) personelin ÜTS işleyişi, tekil bildirim süreçleri ve yasal yükümlülükler hakkında detaylı eğitim alması sağlanmalıdır. Bu, manuel hataları minimize edecek ve uyum sürecini hızlandıracaktır.

4. İç Süreçlerin Gözden Geçirilmesi ve Uyarlanması:

   Firmaların mevcut stok yönetimi, faturalama ve geri ödeme takip süreçleri, ÜTS tekil takip gerekliliklerine uygun hale getirilmelidir. Özellikle "alma bildirimi" ve "verme bildirimi" gibi ÜTS'ye özgü işlemlerin doğru ve zamanında yapılması kritik öneme sahiptir.

5. Sürekli Takip ve Güncel Mevzuat Bilgisi:

   SGK ve TİTCK tarafından yayımlanan duyurular, kılavuzlar ve SUT değişiklikleri düzenli olarak takip edilmeli, firmaların bu değişikliklere hızla uyum sağlaması için gerekli bilgilendirmeler yapılmalıdır. Mevzuat takibi, olası cezai durumların ve geri ödeme sorunlarının önüne geçmek için elzemdir.

Sonuç

SGK'nın tıbbi malzemelerde tekil takip bildirim uygulaması, sağlık sektöründe şeffaflığı ve izlenebilirliği artıran önemli bir adımdır. Mali müşavirler, bu süreçte danışmanlık verdikleri firmaların yasal yükümlülüklerini eksiksiz yerine getirmeleri, finansal kayıplar yaşamamaları ve operasyonel verimliliklerini sürdürmeleri için stratejik bir destek sunmalıdır. ÜTS entegrasyonu, personel eğitimi ve sürekli mevzuat takibi, bu uyum sürecinin temel taşlarıdır. Bu adımların titizlikle uygulanması, hem firmaların hem de genel sağlık sisteminin faydasına olacaktır.